Waarom goede bedrijven aanbestedingen verliezen
Je kunt het werk prima. Je hebt de referenties. En toch krijg je het bericht dat het ‘m niet is geworden. In de meeste gevallen ligt dat niet aan je organisatie, maar aan je inschrijving. Dit is wat ik daar keer op keer in terugzie.
Er komt een aanbesteding voorbij en je begint meteen te rekenen. Wat dit zou betekenen voor je omzet, voor je team, voor de gesprekken die je volgend jaar voert. Dat gevoel klopt ook. Zo’n opdracht kan je bedrijf echt op een ander niveau brengen.
Alleen bepaalt dat gevoel niet of je ‘m binnenhaalt.
Want daarna komt gewoon de praktijk. De deadline is krap, het bestek is dik, en het moet er allemaal bij naast je normale werk. Dus je beantwoordt netjes wat er gevraagd wordt, je levert op tijd in en je hebt het gevoel dat er een prima verhaal ligt. En dan volgt de afwijzing.
Wat ik de afgelopen jaren steeds weer zie: bedrijven verliezen bijna nooit omdat ze de opdracht niet aankonden. Ze verliezen omdat er in hun inschrijving niks stond dat er echt uitsprong. Alles klopte, maar het maakte geen verschil.
Hieronder de drie plekken waar dat misgaat, en wat je eraan kunt doen.
1. Je begint te laat
De meeste inschrijvers beginnen op het moment van publicatie. Dat voelt logisch, want dan is er pas iets om op te reageren. Maar op dat moment ligt er al een document waarin keuzes zijn gemaakt door mensen die je nog nooit hebt gesproken.
De partijen die winnen, wisten vaak al wat er speelde voordat er iets gepubliceerd was. Ze kenden de organisatie, ze wisten wat er in het vorige contract niet lekker liep en ze hadden een idee van waar die aanbestedende dienst naartoe wil met dit onderwerp. Dat haal je niet uit een bestek. Dat hoor je in gesprekken, bij een marktconsultatie, of gewoon omdat je die markt actief volgt.
Wat je eraan doet: breng in kaart welke contracten in jouw markt aflopen en wanneer. Aanbestedingen zijn zelden een verrassing, maar je moet wel vooruitkijken. En zoek vóór publicatie contact, binnen wat de regels toelaten. Een marktconsultatie is daar letterlijk voor bedoeld.
2. Je beantwoordt de vraag, niet het probleem
Dit is de belangrijkste en tegelijk de minst zichtbare. Er staat een vraag over kwaliteitsborging in de uitvraag. Dus schrijf je op hoe jouw kwaliteitssysteem werkt. Compleet, onderbouwd, niks mis mee. Alleen: waarom stellen ze die vraag eigenlijk? Vaak omdat ze er de vorige keer te laat achter kwamen als er iets misging. Het probleem is niet dat ze een kwaliteitssysteem willen zien. Het probleem is dat ze niet meer voor verrassingen willen komen te staan.
Wie dat doorheeft, schrijft een heel ander antwoord. Niet “wij werken volgens ISO en meten periodiek”, maar hoe jij ervoor zorgt dat zíj het weten voordat het een probleem wordt.
Datzelfde geldt breder. De vraag is wat er letterlijk staat. Het probleem is waarom die vraag er staat. Winnen doe je op het tweede. Wat je eraan doet: loop elk gunningscriterium langs met één vraag in je hoofd: wat gaat hier eigenlijk mis of wat wil deze organisatie hier bereiken? Als je dat niet kunt beantwoorden, weet je te weinig van je opdrachtgever.
3. Je belooft in plaats van bewijst
Pak tien inschrijvingen en je leest tien keer ongeveer hetzelfde. Betrokken. Flexibel. Deskundig. Korte lijnen. Een vaste contactpersoon. Allemaal waar, waarschijnlijk, maar het onderscheidt niks, want je concurrent schrijft precies hetzelfde.
Een beoordelaar mag punten geven voor wat er staat, niet voor wat hij hoopt dat je bedoelt. Als jouw meerwaarde niet meetbaar of aantoonbaar op papier staat, kan hij er formeel weinig mee.
Het teamplan is daar het duidelijkste voorbeeld van. Er wordt gevraagd wie de opdracht gaat uitvoeren, en wat er komt is een rijtje namen met functies en jaren ervaring. Soms een cv erachteraan. Daar heeft een beoordelaar niks aan. Die wil weten wat het voor hém betekent dat juist deze mensen straks op zijn locatie staan. Dat wordt pas interessant als je opschrijft dat jouw operationeel manager precies dit type locatie eerder heeft opgestart, wat daar toen misging en hoe hij dat heeft opgelost.
Wat je eraan doet: vervang elke bewering door bewijs. Cijfers, KPI’s, een concreet voorbeeld van waar het eerder zo is gegaan. Noem mensen bij naam in plaats van “een ervaren team”. En als je iets niet kunt aantonen, overweeg dan of het er wel in hoort.
Het gaat niet over mooi schrijven
Wat opvalt aan deze drie punten: geen van alle gaat over taalgevoel. Het gaat over voorbereiding, over de vraag durven omdraaien en over de discipline om alles aantoonbaar te maken.
Dat is ook precies waarom bedrijven die het inhoudelijk prima kunnen, toch verliezen van een concurrent die het niet beter doet, maar wel beter heeft nagedacht over wat er gevraagd wordt.
En dat is goed nieuws, want dit is het stuk waar je zelf iets aan kunt doen. Je hoeft je organisatie niet te veranderen. Je moet ‘m alleen scherper op papier krijgen.
Vooraf weten of je kans maakt
Nog één ding, want het is de meest onderschatte fout: veel bedrijven schrijven in op te veel aanbestedingen. Een kansloze aanbesteding kost precies evenveel uren als een winbare. Wie vooraf beter kiest, houdt tijd over om de kansrijke inschrijvingen echt goed te doen. Dat levert meer op dan overal aan meedoen.
Zit je middenin een aanbesteding en twijfel je of je verhaal onderscheidend genoeg is? Wij begeleiden organisaties van A tot Z bij het inschrijven op aanbestedingen: van de winstrategie tot het SMART schrijven van de teksten. Plan een kennismaking en we kijken er samen naar.
