Aanbesteden is topsport: wie het spel niet beheerst, verliest
Aanbesteden is geen vriendelijke onderhandelingstafel. Het is een competitief spel met strikte regels, harde deadlines en scherpe concurrentie. Elke inschrijver, van mkb’er tot multinational, strijdt om dezelfde opdracht onder dezelfde voorwaarden. Wie niet weet hoe hij het spel moet spelen, ligt eruit.
Het speelveld: regels die niet buigen
Aanbestedingen draaien volledig om wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet 2012 en Europese richtlijnen. Deze regels zijn ontworpen om transparantie en gelijke kansen te garanderen, maar maken het proces ook keihard. Deadlines zijn onverbiddelijk: te laat is uitgesloten. Een enkele fout in de inschrijving kan leiden tot diskwalificatie, zelfs als het aanbod inhoudelijk het beste is. De gunningscriteria zijn strikt en objectief. Er is geen ruimte voor gunfactor buiten wat formeel is vastgelegd. Dit laat weinig ruimte voor improvisatie en dwingt elke deelnemer om extreem zorgvuldig te werken. Zelfs ervaren bedrijven verliezen als zij details onderschatten.
De spelers: iedereen moet meedoen
Aanbesteden is nooit een solospel. Het raakt de hele organisatie van de inschrijver en vereist dat alle afdelingen samenwerken. De directie en het managementteam bepalen de strategie, de prijsstelling en de mate waarin risico’s acceptabel zijn. Tender- en bidmanagers vertalen die strategie naar een overtuigende inschrijving. Juristen en compliance-specialisten zorgen ervoor dat elk document juridisch sluitend is. De operationele teams leveren cruciale input over capaciteit, personele inzet en praktische uitvoerbaarheid. Ook HR- en duurzaamheidsexperts spelen een rol door oplossingen te bieden voor onderwerpen als Social Return on Investment, ESG en CO₂-reductie. Het succes van een inschrijving hangt af van de mate waarin al deze disciplines elkaar versterken en op tijd hun bijdrage leveren.
De harde realiteit van aanbestedingen
Een tender winnen is zelden een kwestie van geluk. Het vraagt om kennis, discipline en strategisch inzicht. Kennis van de regels en procedures is essentieel om uitsluitingsgronden en valkuilen te vermijden. Succesvolle inschrijvers begrijpen de vraag achter de vraag en beperken zich niet tot het voldoen aan de eisen, maar overtuigen de opdrachtgever met extra waarde. Het is bovendien noodzakelijk om een gezonde balans te vinden tussen kwaliteit en prijs. Te laag inschrijven kan de marge en uitvoering onder druk zetten, terwijl een te hoge prijs de kansen verkleint. Het proces zelf vraagt om stressbestendigheid. De druk in de weken voor de deadline is hoog en fouten worden niet vergeven. Een ontbrekende bijlage of een vergeten handtekening kan voldoende zijn om een inschrijving ongeldig te verklaren.
Waarom je het spel moet leren spelen
De Nederlandse aanbestedingsmarkt vertegenwoordigt jaarlijks ongeveer 86 miljard euro aan opdrachten. Dat zijn enorme kansen voor bedrijven die zich goed voorbereiden. Toch zien we bij TNDRS vaak dat organisaties met uitstekende producten of diensten verliezen omdat zij het tenderproces onderschatten. Het ontbreekt vaak aan strategische kennis, juridische scherpte en het vermogen om een overtuigend verhaal neer te zetten. Wie wil winnen, moet begrijpen hoe aanbestedingen werken en bereid zijn zich erin te verdiepen. Zonder die expertise is deelname tijdrovend en kostbaar, met een veel te kleine kans op succes.
Conclusie: bereid je voor als een topsporter
Aanbesteden vraagt om de mentaliteit van een topsporter. Het is een spel waarin voorbereiding, discipline en strategie doorslaggevend zijn. Wie het speelveld analyseert, zijn aanpak voortdurend verbetert en een sterk team achter zich heeft, vergroot de kans op succes aanzienlijk. Aanbestedingen winnen begint met het beheersen van de regels, het op orde hebben van je processen en het bouwen van een team dat elke deadline en elk detail aankan. Wie denkt dat het allemaal wel meevalt, speelt mee voor spek en bonen.