De geheimen achter tenderbeoordelingen: Wat gebeurt er achter de schermen?

Iedereen die ooit een aanbesteding heeft ingediend, kent het gevoel: wekenlang werk je aan een ijzersterk plan, maar uiteindelijk krijg je een paar zinnetjes terug als feedback. Hoe worden aanbestedingen eigenlijk beoordeeld? En hoe kun jij dit proces in jouw voordeel gebruiken?

De beoordelingscommissie: wie zijn dat?
Een aanbesteding wordt beoordeeld door een commissie die meestal bestaat uit inhoudelijke experts, beleidsadviseurs en een inkoopadviseur. Maar let op: deze mensen zijn niet altijd professionele bid-analisten. Ze hebben naast de beoordeling vaak een volle agenda en moeten in korte tijd veel documenten doorwerken. Dit betekent dat jouw inschrijving direct duidelijk en to-the-point moet zijn.

Tip: Begin je inschrijving met een samenvatting die in één oogopslag jouw onderscheidende punten laat zien. Beoordelaars houden ervan als ze niet hoeven te zoeken naar de kern van je verhaal.

De beoordelingsmethodiek: objectief of toch niet?
Aanbestedingen lijken strak geregeld met puntensystemen en wegingen, maar er blijft altijd een subjectieve component. Vaak worden inschrijvingen eerst individueel beoordeeld door commissieleden, waarna ze tijdens een beoordelingssessie samen de eindscore bepalen. Hier kunnen discussies ontstaan: waarom heeft bedrijf A een 8 en bedrijf B een 7, terwijl hun plannen op elkaar lijken?

Tip: Gebruik heldere en meetbare bewijsvoering. Zeg niet alleen: “Wij leveren hoge kwaliteit service”, maar onderbouw dit met feiten, data of eerdere klantcases.

Het grootste geheim: het verschil zit in nuance
Bij veel aanbestedingen ligt de kwaliteit van de inschrijvingen dicht bij elkaar. Wat dan telt, zijn details: is jouw plan concreet, realistisch en controleerbaar? Vage beloften (“wij zorgen voor optimale samenwerking”) scoren minder goed dan concrete acties (“wij organiseren maandelijkse evaluaties met een vast aanspreekpunt”).

Tip: Schrijf zoals je een klant overtuigt: eenvoudig, helder en direct. Laat vaagtaal achterwege en laat zien hoe je je beloftes waarmaakt.

Ken je beoordelaar, ken je kansen!
Begrijp dat de beoordelingscommissie uit mensen bestaat die jouw plan moeten lezen, begrijpen en verdedigen in hun interne overleggen. Hoe makkelijker je het hen maakt om jouw inschrijving goed te beoordelen, hoe groter je kans op winst.

Dus de volgende keer dat je een plan schrijft, stel jezelf één vraag: Zou ik dit plan zelf een 10 geven als ik in de beoordelingscommissie zat?