Niet voldoen aan de referentie-eisen, wat dan?
Je kent het vast wel. Je ziet een aanbesteding voorbij komen die precies bij jouw bedrijf past. De opdracht is interessant, de scope klopt, je weet dat je het kunt. Totdat je bij de referentie-eisen komt… en je denkt: oei, hier voldoen we misschien niet helemaal aan.
Geen paniek. Niet voldoen aan de referentie-eisen betekent echt niet altijd dat je meteen afvalt. Er zijn verschillende manieren om hier slim mee om te gaan, zolang je weet waar je ruimte zit.
Eerst goed lezen
De eerste stap is om de eisen echt goed te analyseren. Veel bedrijven lezen referentie-eisen strenger dan ze bedoeld zijn. Kijk dus kritisch naar de details. Gaat het om exact hetzelfde type opdracht, of mag een vergelijkbare dienst ook? Mogen meerdere kleine opdrachten samen één referentie vormen? En is het een harde eis, of alleen een gunningsvoorwaarde die meetelt in de beoordeling?
Het gebeurt regelmatig dat bedrijven zichzelf onnodig uitsluiten, terwijl hun ervaring eigenlijk prima voldoet. Een beetje lef en een goede onderbouwing kunnen dan al genoeg zijn.
Samen sta je sterker
Voldoe je niet volledig aan de eisen, maar ken je een partij die dat wél doet? Dan kun je overwegen om samen in te schrijven. Dat kan als combinatie of met een onderaannemer. De referenties van je partner tellen dan mee, mits duidelijk is hoe die ervaring bijdraagt aan de uitvoering van de opdracht.
Dit is trouwens niet alleen een oplossing voor het referentieprobleem, maar vaak ook een slimme manier om kennis en capaciteit te bundelen. Samen maak je je inschrijving sterker én geloofwaardiger.
Gebruik de ruimte die er is
Veel aanbestedende diensten willen dat referenties ‘proportioneel’ zijn. Dat betekent dat ze in verhouding moeten staan tot de opdracht, maar niet per se even groot hoeven te zijn. Als jouw referentie bijvoorbeeld tachtig procent van de omvang van de nieuwe opdracht dekt, kan dat al voldoende zijn.
Belangrijk is dat je goed uitlegt waarom jouw ervaring relevant is. Toon aan dat je weet waar je over praat, dat je de juiste mensen hebt, en dat je bewezen resultaten hebt behaald. Een goed verhaal doet soms meer dan cijfers alleen.
Stel vragen
Zie je dat een referentie-eis erg beperkt is geformuleerd, of twijfel je of jouw ervaring meetelt? Stel dan gewoon een vraag via de Nota van Inlichtingen. Het komt vaker voor dan je denkt dat een aanbestedende dienst de eis daarna versoepelt of verduidelijkt.
Een slimme vraag kan dus letterlijk het verschil maken tussen wel of niet kunnen inschrijven. Wacht daar niet mee tot het te laat is.
Bouw aan je referenties
Lukt het deze keer niet? Dan is dat geen reden om bij de pakken neer te zitten. Zie het als een moment om te investeren in de toekomst. Werk bijvoorbeeld als onderaannemer mee aan een grotere opdracht, vraag tevreden opdrachtgevers om een schriftelijke referentie, en leg alles netjes vast. Zo bouw je stap voor stap een portfolio op waarmee je straks wél aan alle eisen voldoet.
Deelnemen aan aanbestedingen is een proces. Je groeit erin naarmate je vaker meedoet.
Tot slot
Niet voldoen aan de referentie-eisen is dus geen eindstation, maar een signaal. Een signaal dat je óf creatiever moet kijken naar wat je al hebt, óf dat je moet investeren in wat je nog mist.
Bij TNDRS helpen we organisaties precies daarbij. We kijken mee, denken strategisch vooruit en zorgen dat jouw kansen in toekomstige aanbestedingen alleen maar groter worden.