Waarom bestaat er geen terugkoppelingsmethodiek bij aanbestedingen?

Je werkt wekenlang aan een Europese aanbesteding. Je analyseert de uitvraag, organiseert sessies met specialisten, schrijft 15 pagina’s aan kwaliteitsstukken en zorgt ervoor dat ieder antwoord zo goed mogelijk aansluit op de wensen van de opdrachtgever. Vervolgens ontvang je de gunningsbeslissing en blijkt dat de terugkoppeling over al dat werk soms niet meer omvat dan 10 zinnen.

Voor veel inschrijvers is dit een herkenbaar beeld. De afgelopen jaren is de kwaliteit van aanbestedingen aan de voorkant sterk verbeterd. Gunningscriteria worden steeds uitgebreider beschreven, beoordelingsmethodieken zijn vooraf vastgelegd en aanbestedende diensten besteden veel aandacht aan transparantie tijdens het aanbestedingsproces. Toch blijft er één onderdeel achter dat opvallend weinig aandacht krijgt: de manier waarop beoordelingen achteraf worden gemotiveerd.

En dat is opvallend. Want waar de beoordeling van een inschrijving vaak tot in detail is uitgewerkt, bestaat er geen uniforme methodiek voor de terugkoppeling. Terwijl juist daar voor inschrijvers de grootste behoefte aan duidelijkheid ontstaat.

Een uitgebreide beoordelingsmethodiek
Bij veel Europese aanbestedingen wordt gewerkt met een vaste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Een veelvoorkomende verdeling is bijvoorbeeld 70% kwaliteit en 30% prijs. Binnen het kwaliteitsdeel worden antwoorden beoordeeld aan de hand van een vooraf vastgestelde methodiek, vaak met scores van 2, 4, 6, 8 of 10 punten.

In de aanbestedingsstukken staat doorgaans precies beschreven wat een bepaalde score betekent. Wanneer ontvangt een inschrijver een 6? Wat onderscheidt een 8 van een 10? Welke aspecten worden gewaardeerd en welke elementen kunnen leiden tot een hogere beoordeling?

Van inschrijvers wordt verwacht dat zij hun antwoorden zorgvuldig onderbouwen, risico’s benoemen, kansen identificeren, onderscheidende maatregelen aandragen en aantonen hoe zij meerwaarde creëren voor de opdrachtgever. Dat is logisch. Aanbestedingen gaan immers over kwaliteit, innovatie en toegevoegde waarde. Maar als de beoordeling zo gestructureerd plaatsvindt, waarom geldt datzelfde principe dan niet voor de terugkoppeling?

Van 15 pagina’s naar 10 regels
In de praktijk zien wij regelmatig dat organisaties veel tijd investeren in het schrijven van kwalitatief sterke inschrijvingen. Er worden interne sessies georganiseerd, experts betrokken en soms zelfs externe adviseurs ingeschakeld om tot de best mogelijke aanbieding te komen.

Na weken werk volgt vervolgens de uitslag. En daar ontstaat vaak de teleurstelling. Niet alleen omdat een opdracht verloren gaat, maar vooral omdat de toelichting op de beoordeling soms beperkt blijft tot enkele algemene opmerkingen:

“Uw plan van aanpak was onvoldoende onderscheidend.”

“De meerwaarde van uw dienstverlening had concreter beschreven kunnen worden.”

“De winnende inschrijver sloot beter aan bij de wensen van de opdrachtgever.”

Hoewel dergelijke opmerkingen iets zeggen over de beoordeling, geven ze vaak onvoldoende inzicht in de achterliggende afwegingen. Wat was er precies onvoldoende onderscheidend? Welke meerwaarde werd gemist? Waarom werd een 6 toegekend en geen 8? En welke elementen maakten het verschil ten opzichte van de winnaar? Dat zijn de vragen waar inschrijvers daadwerkelijk mee blijven zitten.

Leren wordt lastig zonder concrete feedback
Professionele organisaties willen leren van iedere aanbesteding. Niet iedere opdracht kan worden gewonnen, maar iedere inschrijving zou idealiter nieuwe inzichten moeten opleveren.

Dat lukt alleen wanneer de terugkoppeling voldoende inhoud bevat om te begrijpen waarom bepaalde keuzes wel of niet hebben gewerkt. Wanneer een beoordelingscommissie aangeeft dat een risicoanalyse onvoldoende concreet was, kan een organisatie daar in een volgende aanbesteding rekening mee houden. Wanneer blijkt dat een maatregel onvoldoende onderscheidend werd gevonden, kan worden onderzocht hoe die aanpak verbeterd kan worden.

Maar wanneer de feedback beperkt blijft tot algemene constateringen, wordt verbeteren een stuk lastiger. In plaats van leren op basis van concrete informatie, moeten organisaties vaak zelf invullen wat de werkelijke reden achter de score is geweest. Dat is niet alleen inefficiënt, maar ook een gemiste kans voor de verdere professionalisering van de markt.

Een evaluatiegesprek biedt niet altijd uitkomst
Natuurlijk bestaat de mogelijkheid om een evaluatiegesprek aan te vragen. Veel aanbestedende diensten bieden deze mogelijkheid aan en dat verdient waardering. Toch merken wij dat dergelijke gesprekken niet altijd leiden tot de gewenste verdieping.

Vaak worden dezelfde argumenten herhaald die al in de gunningsbrief zijn opgenomen. Daarnaast zijn beoordelaars begrijpelijkerwijs terughoudend in het delen van informatie die kan leiden tot juridische discussies of aanvullende vragen over de beoordeling. Het resultaat is dat een evaluatiegesprek regelmatig bevestigt wat al bekend was, zonder echt nieuwe inzichten op te leveren. Voor organisaties die serieus willen investeren in verbetering voelt dat vaak als een gemiste kans.

Transparantie stopt niet bij de gunning
Een van de belangrijkste uitgangspunten binnen het aanbestedingsrecht is transparantie. Inschrijvers moeten vooraf weten waarop zij worden beoordeeld en hoe die beoordeling plaatsvindt.

Maar transparantie zou wat ons betreft niet moeten stoppen op het moment dat de gunningsbeslissing wordt verstuurd. Sterker nog: juist op dat moment ontstaat de behoefte aan transparantie.

Wanneer een antwoord wordt beoordeeld met een 4, 6 of 8, zou het logisch zijn dat ook wordt toegelicht welke observaties hebben geleid tot die score. Welke onderdelen werden gewaardeerd? Welke elementen ontbraken? En waarom werd niet gekozen voor een hogere beoordeling?

Niet omdat iedere afgewezen inschrijver een juridische procedure wil starten. Maar omdat iedere professionele organisatie wil begrijpen hoe zij zich kan verbeteren.

Tijd voor een terugkoppelingsmethodiek
Misschien is het tijd om een volgende stap te zetten in de professionalisering van aanbestedingen.

Als er uitgebreide beoordelingsmethodieken bestaan, waarom ontwikkelen we dan geen terugkoppelingsmethodiek? Een uniforme aanpak hoeft niet ingewikkeld te zijn. Denk aan een format waarin per criterium wordt toegelicht:

• welke onderdelen positief zijn beoordeeld;
• welke verbeterpunten zijn vastgesteld;
• waarom een bepaalde score is toegekend;
• welke elementen hebben geleid tot het verschil met de hoogst scorende inschrijving.

De meeste beoordelingscommissies maken tijdens het beoordelingsproces al notities om hun scores te onderbouwen. Het vertalen van deze bevindingen naar een gestructureerde terugkoppeling hoeft daarom niet automatisch te leiden tot een grote extra administratieve belasting.

Daar staat tegenover dat inschrijvers veel meer inzicht krijgen in de beoordeling en de uitkomst beter kunnen plaatsen.

Uiteindelijk profiteert de hele markt
Een betere terugkoppeling is niet alleen in het belang van inschrijvers. Ook aanbestedende diensten hebben hier voordeel bij. Wanneer marktpartijen beter begrijpen welke oplossingen worden gewaardeerd en waarom bepaalde keuzes leiden tot hogere scores, stijgt de kwaliteit van toekomstige inschrijvingen. Organisaties kunnen gerichter investeren in innovatie, kwaliteit en onderscheidend vermogen.

Dat leidt uiteindelijk tot betere aanbiedingen, meer concurrentie op kwaliteit en een professionelere aanbestedingsmarkt. En dat is precies wat aanbestedingen zouden moeten stimuleren.