Maak het inschrijvingsproces niet moeilijker dan het is

Inschrijven op aanbestedingen is een vak, maar het hoeft geen onnodig ingewikkeld proces te zijn, mits je het goed organiseert. In de praktijk zien we nog te vaak dat organisaties zichzelf in de weg zitten tijdens het inschrijfproces. Een goed voorbeeld: bij elke interne sessie over een aanbesteding zitten tien mensen aan tafel, van wie de helft weinig toevoegt aan het proces. Dat is zonde van tijd, én energie.

Werk met een klein, slagvaardig team
Wil je succesvol inschrijven op aanbestedingen? Dan is het van belang om te werken met een compact team waarin iedereen een duidelijke rol en verantwoordelijkheid heeft. Benoem wie de kartrekker is, wie de inhoudelijke input levert, wie de planning bewaakt en wie uiteindelijk de beslissingen neemt. Niet alles hoeft via consensus. Soms is snelheid en duidelijkheid belangrijker dan draagvlak.

Natuurlijk wil je dat iedereen zich gehoord voelt, maar dat betekent niet dat je iedereen overal bij hoeft te betrekken. Vraag gericht om input waar nodig, bijvoorbeeld op een specifiek deel van het plan van aanpak en houd de rest van het team op de hoogte via korte updates. Zo houd je het inschrijfproces overzichtelijk, én efficiënt.

Veelgemaakte fouten tijdens inschrijven op aanbestedingen en hoe je ze voorkomt
Naast een te groot team, zijn er nog een paar valkuilen die we vaak tegenkomen bij het inschrijven op aanbestedingen:

1. Geen duidelijke structuur in de planning
   Veel inschrijfteams werken ad hoc. Deadlines worden te laat vastgesteld of verschuiven voortdurend. Gevolg: stress aan het eind, haastwerk, en slordigheden. Werk daarom vanaf dag één met een strakke planning: wat moet wanneer klaar zijn, wie is waarvoor verantwoordelijk, en wanneer vinden reviews plaats? Een goede planning is geen luxe, het is noodzaak, zeker bij aanbestedingstrajecten waar de tijd vaak beperkt is.

2. Onduidelijkheid over de inschrijfstrategie
   Niet iedere aanbesteding past bij je organisatie. Toch zien we vaak dat men “gewoon begint”, zonder eerst goed stil te staan bij de vraag: Willen we dit echt? En kunnen we dit ook waarmaken?
   Maak daarom vooraf een heldere afwegingskader. Stel eisen op: aan de klant, aan de opdracht, aan de voorwaarden. Bespreek die eisen zodra een aanbesteding binnenkomt. Door vooraf duidelijk te zijn over waar je wel of niet op inschrijft, voorkom je onnodige inzet op kansloze trajecten, en bespaar je jezelf veel tijd, en frustratie verderop in het proces.

3. Geen vaste formats of standaarden gebruiken
   Iedere aanbesteding opnieuw het wiel uitvinden is zonde. Investeer in een bibliotheek met standaardteksten, formats voor plannen van aanpak en checklisten. Hiermee kun je snel schakelen, behoud je kwaliteit, en voorkom je fouten. Natuurlijk moet je maatwerk leveren, maar dat gaat een stuk sneller als je een stevige basis hebt liggen die je telkens kunt aanpassen aan de specifieke aanbesteding.

Samengevat
Het inschrijfproces bij aanbestedingen hoeft niet moeilijk te zijn, maar dan moet je het wel slim aanpakken. Begin met een klein en helder team, werk planmatig, stel vooraf de juiste vragen, en automatiseer wat je kunt. Zo houd je het proces behapbaar, vergroot je je slagkracht, én verhoog je je kans op succes.