Hoe belangrijk is de vestigingslocatie bij aanbestedingen?
Veel organisaties kijken bij een aanbesteding vooral naar de inhoudelijke eisen, prijsstelling en kwaliteit van dienstverlening. Logisch ook, want daar worden uiteindelijk punten op gescoord. Toch wordt één factor nog vaak onderschat: de geografische ligging van een bedrijf.
De locatie van een organisatie heeft namelijk veel meer invloed op een aanbesteding dan veel ondernemers denken. Niet alleen tijdens de inschrijffase, maar vooral tijdens de uitvoering van de opdracht. Een bedrijf kan inhoudelijk nog zo sterk zijn, maar wanneer de operationele basis niet aansluit op de regio van de opdrachtgever, ontstaan er al snel risico’s op het gebied van continuïteit, flexibiliteit, personeelsplanning en kostenbeheersing.
Waarom locatie belangrijker is dan veel bedrijven denken
Bij TNDRS zien we regelmatig bedrijven enthousiast inschrijven op opdrachten aan de andere kant van het land, zonder goed stil te staan bij de praktische gevolgen daarvan. Soms is dat absoluut mogelijk en zelfs strategisch interessant. Maar in andere gevallen kan afstand juist een belangrijke reden zijn waarom een inschrijving minder kansrijk is of waarom de uitvoering uiteindelijk problematisch wordt.
Stel dat een organisatie gevestigd is in de Randstad en wil inschrijven op een aanbesteding in Limburg, Zeeland of Noord-Brabant. Dan is de vraag niet alleen of het werk uitgevoerd kan worden, maar vooral hoe efficiënt, schaalbaar en duurzaam die dienstverlening daadwerkelijk georganiseerd kan worden.
Operationele dienstverlening vraagt om nabijheid
Vooral bij operationele dienstverlening speelt fysieke aanwezigheid een grote rol. Denk bijvoorbeeld aan schoonmaakdiensten, beveiliging, technisch onderhoud, facilitaire dienstverlening of storingsdiensten. In dit soort opdrachten draait het vaak om snelheid, flexibiliteit en directe beschikbaarheid.
Opdrachtgevers verwachten dat problemen snel worden opgelost, dat vervanging direct geregeld kan worden en dat er korte communicatielijnen zijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wanneer een organisatie dagelijks vanuit een andere regio moet opereren, wordt dat in de praktijk vaak lastiger.
Hogere kosten door langere afstanden
Voor een bedrijf uit de Randstad kan dienstverlening in het zuiden van het land flinke operationele gevolgen hebben. Alleen al de reistijden zorgen vaak voor hogere kosten. Medewerkers moeten meer kilometers maken, er ontstaan hogere brandstofkosten en de personeelsplanning wordt complexer.
Daarnaast speelt reistijdvergoeding in veel sectoren een steeds grotere rol. Dat zorgt ervoor dat marges onder druk komen te staan of dat een organisatie een hogere prijs moet aanbieden binnen de aanbesteding. Beide situaties kunnen nadelig zijn voor de uiteindelijke beoordeling.
Minder flexibiliteit bij calamiteiten
Afstand heeft niet alleen invloed op kosten, maar ook op flexibiliteit. Wanneer een opdrachtgever plotseling extra inzet nodig heeft of wanneer er sprake is van ziektevervanging, kan een lokaal georganiseerde partij meestal sneller schakelen.
Een bedrijf dat structureel vanuit een andere regio opereert, is vaak afhankelijker van reistijd, beschikbaarheid en complexe planningen. Dat kan invloed hebben op de kwaliteit van dienstverlening en uiteindelijk ook op de tevredenheid van de opdrachtgever.
Personeelswerving wordt lastiger
Ook personeelswerving speelt hierin een belangrijke rol. Zeker in sectoren waar sprake is van arbeidsmarktkrapte, zoals schoonmaak, techniek en beveiliging, willen medewerkers het liefst dicht bij huis werken.
Een organisatie zonder regionale aanwezigheid heeft vaak meer moeite om lokaal personeel aan te trekken en langdurig te behouden. Daardoor wordt opschalen lastiger en ontstaat er sneller druk op de continuïteit van de dienstverlening.
Opdrachtgevers kijken steeds vaker naar regionale betrokkenheid
Binnen aanbestedingen draait het tegenwoordig allang niet meer alleen om prijs en kwaliteit. Thema’s zoals duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en regionale impact spelen een steeds grotere rol binnen beoordelingscriteria.
Een organisatie die lokaal zichtbaar is, samenwerkt met regionale partners en investeert in de omgeving van de opdrachtgever, heeft vaak een geloofwaardiger en sterker verhaal tijdens de beoordeling. Dat kan indirect bijdragen aan een hogere waardering binnen kwalitatieve onderdelen van een aanbesteding.
Wanneer afstand juist géén probleem hoeft te zijn
Toch betekent dit niet dat een organisatie nooit buiten de eigen regio moet inschrijven. Er zijn namelijk ook veel soorten dienstverlening waarbij afstand veel minder relevant is.
Bij consultancy, IT-projecten, juridische dienstverlening, softwareontwikkeling of strategische advisering draait het vooral om expertise en inhoudelijke kwaliteit. In zulke opdrachten is fysieke aanwezigheid vaak beperkt en kunnen teams prima landelijk of hybride werken.
Daar speelt locatie dus een veel kleinere rol dan bij operationele dienstverlening.
Hoe landelijke organisaties dit slim oplossen
Grotere landelijke organisaties lossen het afstandsvraagstuk vaak op door regionaal te organiseren. Zij openen lokale vestigingen, werken met regionale teams of zoeken samenwerking met lokale partners.
Daardoor combineren zij landelijke kennis en slagkracht met lokale uitvoering en aanwezigheid. Dat wordt door veel opdrachtgevers juist als een sterke combinatie gezien.
Strategisch inschrijven is soms ook niet inschrijven
De belangrijkste vraag voorafgaand aan iedere aanbesteding is daarom niet alleen of een organisatie de opdracht kan uitvoeren, maar vooral of de opdracht efficiënt, kwalitatief en duurzaam uitgevoerd kan worden.
Een aanbesteding winnen is uiteindelijk slechts het begin. De echte beoordeling vindt plaats tijdens de uitvoering van de dienstverlening.
Bij TNDRS adviseren we organisaties daarom niet alleen over hoe zij een aanbesteding kunnen winnen, maar ook of het strategisch verstandig is om überhaupt in te schrijven. Soms is niet inschrijven namelijk de slimste commerciële keuze.
Een sterke tenderstrategie begint met realistisch kijken naar capaciteit, locatie, personeelsbeschikbaarheid, schaalbaarheid en operationele uitvoerbaarheid. Want uiteindelijk draait succesvol inschrijven niet alleen om een hoge EMVI-score, maar vooral om het langdurig waarmaken van de beloften richting de opdrachtgever.