Van belofte naar toezegging: zo schrijf je SMART
“Wij streven naar een hoge klanttevredenheid.” “Wij reageren snel op meldingen.” “Kwaliteit staat bij ons voorop.” Je kent het wel. Het staat in bijna elke inschrijving. En juist daarom zegt het de beoordelaar helemaal niets.
Een belofte kun je niet beoordelen
Wat is een hoge klanttevredenheid? Wat is snel? Een beoordelaar kan zulke zinnen niet goed scoren, omdat ze niet concreet zijn. En wat je niet kunt scoren, kun je ook niet belonen. Bovendien schrijven je concurrenten waarschijnlijk precies dezelfde zinnen. Dan is er niets dat jou onderscheidt.
Een opdrachtgever wil weten wat hij krijgt, en hoe hij kan controleren of hij het ook echt krijgt. Daar helpt SMART schrijven bij.
Wat betekent SMART in een inschrijving?
SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. In een inschrijving betekent het dat je van een algemene belofte een concrete toezegging maakt.
Een voorbeeld. “Wij reageren snel op meldingen” wordt: “Wij reageren binnen vier uur op elke melding, en lossen 95 procent van de meldingen binnen twee werkdagen op.” Ineens weet de beoordelaar precies wat je belooft. En de opdrachtgever weet waar hij je op kan aanspreken.
Maak het controleerbaar
Een toezegging wordt pas echt sterk als de opdrachtgever hem kan volgen. Geef daarom aan hoe en hoe vaak je rapporteert. Koppel je toezegging aan een KPI, en beschrijf wat je doet als je die KPI niet haalt. Zo laat je zien dat je niet alleen iets belooft, maar er ook verantwoordelijkheid voor neemt.
Laat zien dat je het kunt waarmaken
Een toezegging zonder onderbouwing roept vragen op. Waarom zou de opdrachtgever geloven dat je dit haalt? Laat het zien met resultaten uit eerdere opdrachten. Benoem wie er verantwoordelijk is voor de toezegging, en hoe je werkwijze ervoor zorgt dat je het haalt. Zo wordt je toezegging geloofwaardig.
Kies je toezeggingen bewust
Het is verleidelijk om zoveel mogelijk toe te zeggen. Maar tien vage toezeggingen overtuigen minder dan drie sterke. Kies de toezeggingen die er voor deze opdrachtgever het meest toe doen, en zet ze op een plek waar de beoordelaar ze meteen ziet. Bijvoorbeeld in een kader bovenaan de pagina, of in een korte samenvatting aan het begin van je antwoord.
Let wel op: een toezegging is een afspraak
Wat je in je inschrijving toezegt, wordt vaak onderdeel van het contract. Beloof dus alleen wat je echt kunt leveren, ook op een drukke dag en met een zieke collega. Een te hoge toezegging levert je misschien punten op, maar kan je later duur komen te staan. Denk aan boetes, een ontevreden opdrachtgever of een slechte referentie.
Twijfel je of een toezegging haalbaar is? Overleg dan met de mensen die de opdracht straks moeten uitvoeren. Zij weten als geen ander wat realistisch is.
Kortom
Een toezegging overtuigt waar een belofte vervaagt. Maak je aanbod specifiek en meetbaar, laat zien hoe de opdrachtgever het kan controleren en onderbouw waarom je het kunt waarmaken. En beloof alleen wat je echt kunt leveren.
Hulp nodig bij het SMART maken van je inschrijving? Bij TNDRS denken we graag met je mee, van de eerste opzet tot de laatste toezegging. Neem gerust contact met ons op.
