Deadline tussen de feestdagen
Je kent het wel. Half december verschijnt er een interessante aanbesteding. Je zet hem op je lijstje, want de sluitingsdatum ligt pas half januari. Tijd genoeg, denk je. Tot je in de agenda kijkt: kerstborrels, vrije dagen, collega’s op wintersport en een kantoor dat tussen kerst en oud en nieuw halfleeg is. Ineens blijven er van die vier weken nog maar twee echte werkweken over.
Hoe zorg je dat je inschrijving dan toch de aandacht krijgt die hij verdient?
Minder tijd, dezelfde eisen
Voor de opdrachtgever verandert er niets. De gunningscriteria zijn even streng, de beoordelaar leest even kritisch en de sluitingstijd is even hard. Wie na de deadline indient, doet gewoon niet mee.
Het risico zit vooral in wat je niet ziet aankomen. De collega die het plan van aanpak zou schrijven, blijkt twee weken weg. De directeur die moet tekenen, is onbereikbaar. De vragenronde voor de Nota van Inlichtingen sluit al vóór kerst, terwijl je het stuk nog niet eens goed gelezen hebt. Het gevolg is een inschrijving die op het laatste moment in elkaar wordt gezet. En dat zie je terug in de punten.
Reken terug vanaf de deadline
Begin niet bij vandaag, maar bij de sluitingsdatum. Zet die in de agenda en werk terug. Wanneer moet de inschrijving klaar zijn voor de laatste controle? Wanneer moet de prijs vastliggen? Wanneer moet het plan van aanpak in concept staan? En wanneer sluit de vragenronde?
Streep daarna alle dagen weg waarop er niet gewerkt wordt. Wat overblijft, is je echte planning. Plan het indienen bovendien een paar dagen vóór de deadline. Dan heb je ruimte als er iets misgaat.
Weet wie er wanneer is
Een planning is zo sterk als het team dat hem uitvoert. Vraag daarom meteen na wie er in de feestdagen beschikbaar is. Wie schrijft welk onderdeel? Wie levert de cijfers aan? En wie mag er namens de organisatie tekenen?
Leg die afspraken vast, met datums erbij. Is een sleutelpersoon weg, regel dan op tijd een vervanger of laat diegene zijn deel eerder aanleveren. Ook een volmacht om te tekenen kun je vooraf regelen.
Gebruik de Nota van Inlichtingen op tijd
De vragenronde sluit vaak ruim voor de deadline. Lees de stukken daarom direct na publicatie door, ook als je pas in januari wilt gaan schrijven. Onduidelijkheden die je nu ontdekt, kun je nog vragen. Na de vragenronde zit je eraan vast.
Vind je de termijn echt te krap? Ook dat kun je in de Nota van Inlichtingen aankaarten. Vraag of de opdrachtgever de sluitingsdatum wil verschuiven. Je hebt geen recht op uitstel, maar opdrachtgevers zijn zich er ook van bewust dat de feestdagen tijd kosten. Een goed onderbouwd verzoek kan dus zeker iets opleveren.
Regel de techniek vóór je vrij bent
Niets is zo vervelend als een inschrijving die klaar is, maar niet ingediend kan worden. Controleer daarom ruim van tevoren of je toegang tot het aanbestedingsplatform werkt. Is je eHerkenning nog geldig, en heeft de juiste persoon de juiste rechten? Zijn de verplichte verklaringen en bewijsstukken al aangevraagd? Sommige documenten heb je niet binnen een dag.
Let wel op: krap is soms een reden om niet in te schrijven
Eerlijk is eerlijk: niet elke aanbesteding in december is haalbaar. Lukt het niet om een team rond te krijgen, of moet je voor een goede inschrijving écht meer weten dan je in de tijd kunt uitzoeken? Dan is het soms verstandiger om deze aan je voorbij te laten gaan. Een halve inschrijving kost tijd en geld, en levert zelden iets op. Maak die afweging bewust en op tijd, niet op de laatste dag.
Kortom
De feestdagen halen weken uit je planning, maar de opdrachtgever verwacht hetzelfde niveau. Reken terug vanaf de deadline, weet wie er wanneer beschikbaar is, stel je vragen op tijd en regel de techniek voordat iedereen vrij is. Dan kun je met een gerust hart de kerstboom in huis halen.
Staat er een aanbesteding met een deadline rond de feestdagen in je agenda? Bij TNDRS nemen we de planning en het schrijfwerk graag van je over, zodat je inschrijving op tijd en op niveau binnen is. Neem gerust contact met ons op of plan een kennismaking.
Hulp nodig bij het SMART maken van je inschrijving? Bij TNDRS denken we graag met je mee, van de eerste opzet tot de laatste toezegging. Neem gerust contact met ons op.
